Masz pomysł lub potrzebę, szukasz wykonawcy, a ten mówi, proszę mi opowiedzieć o projekcie. Ta opowieść to właśnie brief.
Co to jest brief?
Brief to dokument wstępny opisujący planowany projekt lub problem wymagający rozwiązania. Słowo „brief” pochodzi od łacińskiego terminu brevis, który oznacza „krótki” lub „zwięzły”. To swoiste kompendium wiedzy dla Ciebie i wykonawcy, od której zaczniecie rozmowę, jak to zrobić, żeby to zrobić. Bez niego trudno ruszyć z jakimkolwiek projektem i jedno jest pewne, dobry brief oznacza dobre zrozumienie tego, co jest do zrobienia. Jak się przekonasz w dalszej części artykułu, dobre zrozumienie potrzeb i sprawna komunikacja to lepszy projekt.
Dlaczego brief jest potrzebny? Garść statystyk.
30% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu złej komunikacji. Główne problemy to brak jasności celów i zadań oraz nieskuteczne zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy. Według Gartnera, nawet 80% projektów IT jest uważanych za niepowodzenie z powodu przekroczenia kosztów, niedotrzymania terminów i niespełnionych oczekiwań. W naszej pracy nie przekraczamy budżetów i terminów, a oczekiwania określamy jasno w briefie i podczas rozmów z klientami. To działa.
Czy brief to specyfikacja wymagań?
Specyfikacja wymagań pochodzi z projektów informatycznych i choć ma inną strukturę, jest dokładnie tym samym co brief. Co ciekawe, powszechnym jest, że dział marketingu lub zakupów samodzielnie przygotowuje brief, ale do specyfikacji wymagań potrzebny jest człowiek z zewnątrz, a bardzo rzadko firmowy informatyk.
Jakie są rodzaje briefów?
W zależności od typu projektu lub agencji (marketingowa, kreatywna, interaktywna, reklamowa, SEO, Social Media) spotkasz się z różnymi rodzajami briefów. Wiele z nich to kombinacja kilku typów, jeśli projekt jest specyficzny lub bardzo rozbudowany. Jeśli pracujesz w marketingu kilka lat, zdążyłeś się pewnie zorientować, że im bardziej szczegółowy i precyzyjny otrzymasz od agencji wzór briefu, tym dokładniejsza będzie wycena prac i bardziej profesjonalna realizacja projektu. Najczęściej spotykane rodzaje briefów to:
- Brief kreatywny,
- Brief projektowy,
- Brief komunikacyjny,
- Brief marketingowy,
- Brief reklamowy (do kampanii reklamowej),
- Brief do kampanii rekrutacyjnej,
- Brief do strony kariera,
- Brief do Social Media,
- Brief do SEO,
- Brief do YouTube SEO,
- Brief do content marketingu,
- Brief do imprezy targowej,
- Brief do reklamy online,
- Brief do przygotowania filmu,
- Brief do wizualizacji 3D,
- Brief do animacji 2D,
- Brief do animacji 3D,
- Brief do strony WWW,
- Brief do aplikacji mobilnej,
- Brief do aplikacji internetowej (webowej),
- Brief do konfiguratora.
Brief kreatywny
Brief kreatywny to dokument powszechnie stosowany w agencjach reklamowych lub agencjach kreatywnych. Skoncentrowany jest wokół sfery kreatywnej i wykonawczej. Znajdziesz w nim sekcję standardową dotyczącą biznesu, ale przede wszystkim punkty dotyczące oczekiwanego pomysłu, kolorów, stylu i tonu przygotowywanej kreacji. Możesz zdać się na nas, Honki Digital Agency agencję interaktywną z Poznania i zapytać mnie o ten specyficzny dokument.
Brief projektowy
Brief projektowy występuje częściej w agencjach interaktywnych, marketingowych, softwarowych, digitalowych lub HRowych. Jak widzisz, to najbardziej uniwersalny z briefów. W zależności od złożoności projektu i jego specyfiki będzie dokumentem złożonym lub prostym. Wiele zależy od tego, jaki projekt chodzi Ci po głowie, czy chcesz wdrożyć projekt łączący wiele dziedzin, czy to coś specyficznego np. program lojalnościowy lub oprogramowanie do zarządzania dokumentami. W wielu przypadkach częścią briefu projektowego jest np. brief kreatywny. Jeśli nie wiesz, jak się zabrać za temat, zapraszam do kontaktu.
Brief komunikacyjny
Brief komunikacyjny pojawia się wtedy, kiedy komunikacja, jej styl, ton, klimat lub sposób są w centrum uwagi. Znajdziesz je w agencjach reklamowych, SEM, social media lub agencjach interaktywnych. W briefie powinny się znaleźć przede wszystkim informacje o tym, jak się firma lub marka, którą zarządzasz, komunikuje oraz jaki cel ma nowe działanie. Jeśli masz dookreślone parametry: co, do kogo, po co masz zamiar komunikować, dodać należy przede wszystkim, jaki efekt masz zamiar osiągnąć. W przypadku jeśli nie masz czasu na uporządkowanie tych kwestii, a czas goni, to zapraszam do Honki, napisz do mnie, kontakt znajdziesz tu.
Brief marketingowy
Brief marketingowy to nic innego jak zbiór najważniejszych informacji dotyczących projektu marketingowego. Może być dokumentem zewnętrznym, ale też wewnętrznym, w zależności od typu projektu. To jeden z tych dokumentów, w których można popłynąć w sensie pozytywnym i negatywnym. Widziałam na własne oczy opracowania klientów wyglądające jak prace licencjackie, a trafiły się również takie, które zawierały się na jednej stronie. Jeśli nie masz doświadczenia w pisaniu briefów, format pozostaw nam. Chętnie udostępnimy Ci brief marketingowy, który będzie w sam raz na początek współpracy.
Brief reklamowy
W zależności od tego, o jaką reklamę chodzi, brief reklamowy będzie dokumentem bardziej lub mniej złożonym. Jeśli masz na myśli kompleksową kampanię reklamową w wielu formatach i wielu mediach, brief reklamowy będzie dokładnie doprecyzowywał chociażby specyfikę każdego z mediów. W sytuacji, jeśli planujesz zrobić kampanię reklamową tylko w mediach społecznościowych, brief będzie nie dłuższy niż dwie strony A4. Typów reklam jest cała masa, celów, jakie mogą realizować również. Jeśli nie masz gotowego dokumentu briefowego pod reklamę, którą planujesz przygotować, skontaktuj się ze mną. Kontakt znajdziesz tu.
Brief do Social Media
Dokument będący briefem do Social Media musi uwzględniać specyfikę mediów społecznościowych. Poza informacjami biznesowymi zawierać powinien przede wszystkim pytania o grupy odbiorców (grupy docelowe) oraz interesującą klienta platformę (Facebook, Instagram, Linkedin, YouTube i inne). Social Media to temat delikatny, ponieważ dotyczy najczęściej prywatnej sfery życia klientów, dlatego im lepszy jest brief do mediów społecznościowych, tym lepsza i skuteczniejsza jest z nimi komunikacja.
Brief do SEO
Brief do SEO albo brief do SEM to typ dokumentu, na podstawie którego agencja SEO będzie mogła zaproponować działania związanie z optymalizacją serwisu WWW pod wyszukiwarki. W zależności od tego, jak szeroki zakres działań agencja będzie wykonywać, powinno się w briefie zawrzeć przede wszystkim twarde dane, jak również umożliwić podgląd danych w systemach analitycznych komercyjnych lub darmowych np. Google Analytics i Google Search Console. To pozwoli urealnić cele i odpowiedzieć precyzyjnie na Twoje oczekiwania.
Brief do YouTube SEO
Dokumentem opisującym w szczegółach projekt związany z pozycjonowaniem na YouTube jest brief do YouTube SEO. Poza określeniem celu działań na YouTube, który może być bardzo zróżnicowany, doprecyzowane są inne działania marketingowe i reklamowe, które z tą platformą są powiązane. Największą efektywność w przypadku działań na YouTube uzyskuje się łącząc dobrą konfigurację YouTube z wysokim jakościowo wideo odpowiednio zaprezentowanym. Aby to jednak osiągnąć, należy na początku dokładnie określić w briefie szczegóły projektu i kontekstu, w jakim się znajduje.
Brief do przygotowania animacji
Brief do przygotowania animacji powinien zawierać informacje biznesowe, przykłady projektów, które się Tobie podobają, jak też precyzyjną informację o materiałach i źródłach jakimi dysponujesz jako zleceniodawca. Jeśli wiesz dokładnie, jakiej animacji oczekujesz, napisz, jaki typ animacji to ma być i podaj przykłady, które Ci się podobają lub podobają się grupie docelowej. Długość animacji, kolorystyka, styl i charakter też powinny się znaleźć w briefie do animacji. Jeśli chcesz o tym opowiedzieć, możesz do mnie zadzwonić i wspólnie wypełnimy brief, korzystając z posiadanego przez nas wzoru dokumentu.
Co to jest briefing i debriefing?
Briefing to po prostu spotkanie, na którym omawiany jest lub uzupełniany brief. Pozbywając się naleciałości z innych języków, możemy powiedzieć, że briefing to po prostu spotkanie zapoznawcze. Spotkanie doprecyzowujące to, co zostało zawarte w briefie, to debriefing. Ma on niebagatelne znaczenie dla projektu, ponieważ pozwala na większą swobodę pytań i doprecyzowanie tego, co już zostało opisane jako wspólny punkt odniesienia.
Z czego składa się brief?
Dobry brief opisuje maksymalnie precyzyjnie to, co chcesz osiągnąć, jakie masz zasoby, czego oczekujesz i w jakim czasie. Zanim rozpoczniesz opisywanie tego, co dokładnie chcesz zrealizować, opisz w kilku słowach, najlepiej w punktach, jak funkcjonuje Twój biznes, jaką ma pozycję na rynku i z kim konkuruje. Teraz przejdź do rozpisania, co chcesz zrobić i określ miary sukcesu, które chcesz osiągnąć. Określenie celu głównego i celów uzupełniających spowoduje, że Twój projekt nabierze charakteru biznesowego. Po tym wstępie określ budżet jaki założyłeś i zaproś kilka agencji. Jeśli chcesz się dowiedzieć, jakie kryteria zastosować przy wyborze agencji, przeczytaj artykuł Najlepsza agencja interaktywna.
Przykładowy brief
Przykładowy brief marketingowy, projektowy, kreatywny, social media lub komunikacyjny składa się najczęściej z następujących elementów:
- Nazwa projektu – niech opisuje projekt w sposób jednoznaczny,
- Osoba odpowiedzialna za projekt – wpisz osobę, która po stronie klienta będzie odpowiedzialna za realizację projektu,
- Osoby akceptujące projekt – podaj listę osób mających wpływ na proces akceptacji etapów lub projektu,
- Data rozpoczęcia – podaj realną datę uwzględniając zadania bieżące, planowane, urlopy itp.
- Data zakończenia – podaj datę testów i uruchomienia projektu, w ten sposób urealnisz datę zakończenia,
- Grupa docelowa – napisz, kto jest odbiorcą projektu, produktu lub usługi, fajnie jeśli masz opracowane persony klientów,
- Pozycja na rynku – podaj kilka informacji o rynku, na jakim działasz,
- Główni konkurenci – opisz konkurentów na tyle szczegółowo, na ile potrafisz,
- Główny przekaz projektu – napisz, co chcesz uzyskać, po co to robisz,
- Cel projektu – wskaż cel główny i cele dodatkowe, które chcesz osiągnąć,
- Miary sukcesu np. KPI – podaj, jak będziemy mierzyć, czy projekt zakończył się sukcesem, czy porażką,
- Styl projektu – jeśli masz określony styl projektu, podaj przykład,
- Wymagania, czyli z czego projekt musi się składać – zbierz od interesariuszy informacje, z czego powinien składać się projekt, nie polegaj tylko na swojej wiedzy,
- Budżet projektu i sposób jego rozliczania – wskaż budżet lub określ zasady przetargu, niewiele zyskasz kupując najtaniej na rynku,
- Rozwój projektu – opisz, co się będzie działo po uruchomieniu projektu (reklama, PR, wsparcie techniczne), aby projekt nie poległ albo dryfował bez właściciela.
Jeśli masz w głowie pomysł na projekt, ale nie jest uporządkowany, zacznij od opisania go według powyższej struktury.
Brief profesjonalny
Profesjonalne briefy są przede wszystkim rozbudowane i zawierają pomocne dla osoby wypełniającej pytania i przykłady. Choć kilka stron pytań może w pierwszym odczuciu budzić w klientach niechęć, to po zastanowieniu się przechodzą do ich wypełnienia. Są sytuacje, że wraz z klientem wypełniam brief w czasie rozmowy telefonicznej, wideokonferencji lub w siedzibie klienta.
Jak napisać brief do przetargu?
Jeśli zapraszasz firmy do przetargu, dobrze, jeśli zrobisz to zgodnie z dobrymi praktykami. Poza punktami, które opisałam powyżej, szczegóły dotyczące przetargów znajdziesz na stronach Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej.
Brief w kilku językach
Jeśli pracujesz w środowisku międzynarodowym, pomocny będzie dla Ciebie brief w kilku językach. Zwyczajowo najbardziej uniwersalny będzie brief w języku angielskim. Jeśli takiego briefu potrzebujesz, skontaktuj się ze mną, mamy wiele typów briefów w językach angielskim, niemieckim i polskim.
Gdzie pobrać darmowe briefy?
Wiele agencji oczekuje, że sam przygotujesz brief. Zdarzają się jednak sytuacje, że pierwszy raz będziesz jakiś typ projektu realizować np. kampanię reklamową, stronę WWW lub komunikację w Social Mediach i nie wiesz do końca, jak zabrać się za temat. Briefy na różne projekty posiadają części wspólne, ale w 70% bywają różne, uwzględniając specyfikę projektu. Darmowe briefy możesz pobrać ze stron stowarzyszeń takich jak IAB Polska lub uzyskać od wykonawcy usługi, pod warunkiem, że działa w profesjonalny sposób i je ma.
Darmowy brief
Absolutnie rozumiem też, że możesz po prostu nie mieć czasu na szukanie w Internecie przykładowych briefów. Dlatego mam dla Ciebie kilka darmowych typów briefów do wykorzystania. Z mojego doświadczenia wiem, że są one znacznie bardziej precyzyjne niż te pochodzące np. z grup roboczych organizacji branżowych.
Brief, od czego zacząć?
Potrzebujesz wdrożyć projekt, przygotować brief, ale nie wiesz, jak się za niego zabrać? Od 13 lat zarządzam projektami marketingowymi, digital marketingowymi, Social Media, HR oraz e-commerce, jestem COO, Project Managerką i współwłaścicielką Honki Digital Agency, agencji digital marketingowej o ponad 20-letniej tradycji.
Porozmawiajmy, napisz do mnie na Llinkedin lub zadzwoń do Honki zawsze chętnie pomogę, tak jak pomogliśmy już ponad 100 klientom B2B i B2C w Polsce i UE.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Co to jest brief marketingowy?
Brief marketingowy to zbiór najważniejszych informacji marketingowych o projekcie lub produkcie. Opisuje otoczenie marketingowe, cele, konkurencję i wiele innych kluczowych z puntu widzenia biznesu kwestii.
Jak zrobić brief?
Wiedząc, co chcesz przygotować i dla kogo, opisz projekt w formie dokumentu i prześlij go do wybranej jednej lub kilku agencji. Możesz też poprosić nas o przesłanie dokumentu na adres e-mail i potem go wypełnić. Pomożemy Ci odnaleźć się w projekcie i profesjonalnie wszystko opisać.
Kto pisze brief?
Brief najczęściej pisze klient korzystając z własnego wzoru lub dostępnego w Internecie. Jeśli nie posługuje się takim dokumentem, zawsze może liczyć na agencję, z którą chce zrealizować projekt.
Na czym polega briefing?
Briefing to spotkanie, na którym omawiany jest lub uzupełniany brief. To spotkanie zapoznawcze, mające na celu lepsze poznanie potrzeb klienta i jego oczekiwań.
Co to jest brief strategii marketingowej?
To dokument stanowiący podstawę dla przygotowania strategii marketingowej. Aby strategia powstała i miała ważne z punktu widzenia biznesu znaczenie, a nie była dokumentem dla Zarządu i do szuflady, należy się do niej rzetelnie przygotować. Temu służy brief strategii marketingowej.
Do czego potrzebny jest brief?
Brief to dokument porządkujący i rozpoczynający projekt. To taki wspólny mianownik lub inaczej punkt odniesienia dla Twoich prac i współpracy z agencją. Opisuje szczegóły dotyczące rynku, konkurencji, celu, itp..
Jaki jest cel briefu?
Celem briefu jest przede wszystkim zrozumienie oczekiwań klienta, uporządkowanie danych i informacji, aby projekt przebiegał sprawnie i się opłacał.
Żródła:
- https://www.distributed.com
- https://www.gartner.com/en
- https://sar.org.pl/wzorcowe-dokumenty/
- badania własne HONKI
Autorka: Marta Czapkova na linkedin
