Masz pomysł lub potrzebę, szukasz wykonawcy, a ten mówi, proszę mi opowiedzieć o projekcie. Ta opowieść to właśnie brief.
Co to jest brief?
Brief to dokument wstępny opisujący planowany projekt lub problem wymagający rozwiązania. Słowo „brief” pochodzi od łacińskiego terminu brevis, który oznacza „krótki” lub „zwięzły”. To swoiste kompendium wiedzy dla Ciebie i wykonawcy, od której zaczniecie rozmowę, jak to zrobić, żeby to zrobić. Bez niego trudno ruszyć z jakimkolwiek projektem i jedno jest pewne, dobry brief oznacza dobre zrozumienie tego, co jest do zrobienia. Jak się przekonasz w dalszej części artykułu, dobre zrozumienie potrzeb i sprawna komunikacja to lepszy projekt.
Dlaczego brief jest potrzebny? Garść statystyk.
30% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu złej komunikacji. Główne problemy to brak jasności celów i zadań oraz nieskuteczne zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy. Według Gartnera, nawet 80% projektów IT jest uważanych za niepowodzenie z powodu przekroczenia kosztów, niedotrzymania terminów i niespełnionych oczekiwań. W naszej pracy nie przekraczamy budżetów i terminów, a oczekiwania określamy jasno w briefie i podczas rozmów z klientami. To działa.
Czy brief to specyfikacja wymagań?
Specyfikacja wymagań pochodzi z projektów informatycznych i choć ma inną strukturę, jest dokładnie tym samym co brief. Co ciekawe, powszechnym jest, że dział marketingu lub zakupów samodzielnie przygotowuje brief, ale do specyfikacji wymagań potrzebny jest człowiek z zewnątrz, a bardzo rzadko firmowy informatyk.
Jakie są rodzaje briefów?
W zależności od typu projektu lub agencji (marketingowa, kreatywna, interaktywna, reklamowa) spotkasz się z różnymi rodzajami briefów. Wiele z nich to kombinacja kilku typów, jeśli projekt jest specyficzny lub bardzo rozbudowany:
- Brief kreatywny to dokument powszechnie stosowany w agencjach reklamowych lub agencjach kreatywnych. Skoncentrowany jest wokół sfery kreatywnej i wykonawczej.
- Brief projektowy występuje częściej w agencjach interaktywnych, digitalowych lub HRowych. W wielu przypadkach jego częścią jest brief kreatywny. W zależności od złożoności projektu i jego specyfiki będzie dokumentem złożonym lub prostym.
- Brief komunikacyjny pojawia się wtedy, kiedy komunikacja, jej styl, ton klimat lub sposób są w centrum uwagi. Znajdziesz je w agencjach reklamowych, SEM, social media lub agencjach interaktywnych.
- Brief marketingowy to nic innego jak zbiór najważniejszych informacji dotyczących projektu marketingowego. Może być dokumentem zewnętrznym, ale też wewnętrznym, w zależności od typu projektu.
- Brief reklamowy w zależności od tego, o jaką reklamę chodzi, będzie dokumentem bardziej lub mniej złożonym. Jeśli masz na myśli kompleksową kampanię reklamową w wielu formatach i wielu mediach, brief będzie dokładnie doprecyzowywał chociażby specyfikę każdego z mediów, natomiast jeśli jesteś planujesz zrobić kampanię reklamową tylko w mediach społecznościowych, brief będzie nie dłuższy niż dwie strony A4.
- Brief do Social Media to dokument uwzględniający specyfikę mediów społecznościowych. Poza informacjami biznesowymi zawierać będzie przede wszystkim pytania o grupy odbiorców (grupy docelowe) oraz interesującą klienta platformę (Facebook, Instagram, Linkedin, YouTube i inne).
Co to jest briefing i debriefing?
Briefing to po prostu spotkanie, na którym omawiany jest lub uzupełniany brief. Pozbywając się naleciałości z innych języków, możemy powiedzieć, że briefing to po prostu spotkanie zapoznawcze. Spotkanie doprecyzowujące to, co zostało zawarte w briefie, to debriefing. Ma on niebagatelne znaczenie dla projektu, ponieważ pozwala na większą swobodę pytań i doprecyzowanie tego, co już zostało opisane jako wspólny punkt odniesienia.
Z czego składa się dobry brief?
Dobry brief opisuje maksymalnie precyzyjnie to, co chcesz osiągnąć, jakie masz zasoby, czego oczekujesz i w jakim czasie. Zanim rozpoczniesz opisywanie tego, co dokładnie chcesz zrealizować, opisz w kilku słowach, najlepiej w punktach, jak funkcjonuje Twój biznes, jaką ma pozycję na rynku i z kim konkuruje. Teraz przejdź do rozpisania, co chcesz zrobić i określ miary sukcesu, które chcesz osiągnąć. Określenie celu głównego i celów uzupełniających spowoduje, że Twój projekt nabierze charakteru biznesowego. Po tym wstępie określ budżet jaki założyłeś i zaproś kilka agencji. Jeśli chcesz się dowiedzieć, jakie kryteria zastosować przy wyborze agencji, przeczytaj artykuł Najlepsza agencja interaktywna.
Najważniejsze punkty briefu projektowego
Przykładowa struktura briefu projektowego, kreatywnego lub komunikacyjnego składa się z następujących elementów:
- Nazwa projektu
- Osoba odpowiedzialna za projekt
- Osoba akceptujące projekt
- Data rozpoczęcia
- Data zakończenia
- Grupa docelowa
- Pozycja na rynku
- Główni konkurenci
- Główny przekaz projektu
- Cel projektu
- Miary sukcesu np. KPI
- Styl projektu, przykłady
- Wymagania, czyli z czego projekt musi się składać
- Budżet projektu i sposób jego rozliczania
- itd.
Profesjonalne briefy są przede wszystkim rozbudowane. Choć kilka stron pytań może w pierwszym odczuciu budzić w klientach niechęć, to po zastanowieniu się przechodzą do ich wypełnienia. Są sytuacje, że wraz z klientem wypełniam brief w czasie rozmowy telefonicznej, wideokonferencji lub w siedzibie klienta.
Jak napisać brief do przetargu?
Jeśli zapraszasz firmy do przetargu, dobrze, jeśli zrobisz to zgodnie z dobrymi praktykami. Poza punktami, które opisałam powyżej, szczegóły dotyczące przetargów znajdziesz na stronie Stowarzyszenia Komunikacji Marketingowej.
Brief w kilku językach
Jeśli pracujesz w środowisku międzynarodowym, pomocny będzie dla Ciebie brief w kilku językach. Zwyczajowo najbardziej uniwersalny będzie brief w języku angielskim. Jeśli takiego briefu potrzebujesz, skontaktuj się ze mną, mamy wiele typów briefów w językach angielskim, niemieckim i polskim.
Gdzie pobrać darmowe briefy?
Wiele agencji oczekuje, że sam przygotujesz brief. Zdarzają się jednak sytuacje, że pierwszy raz będziesz jakiś typ projektu realizować np. kampanię reklamową, stronę WWW lub komunikację w Social Mediach i nie wiesz do końca, jak zabrać się za temat. Briefy na różne projekty posiadają części wspólne, ale w 70% bywają różne, uwzględniając specyfikę projektu.
Absolutnie rozumiemy też, że możesz po prostu nie mieć czasu. Dlatego mam dla Ciebie kilka darmowych typów briefów do wykorzystania. Z mojego doświadczenia wiem, że są one znacznie bardziej precyzyjne niż te pochodzące np. z grup roboczych organizacji branżowych.
Kliknij w link i odbierz darmowy brief
Brief, od czego zacząć?
Potrzebujesz wdrożyć projekt, przygotować brief, ale nie wiesz jak się za niego zabrać? Od 14 lat zarządzam projektami marketingowymi, digital marketingowymi, Social Media, HR oraz e-commerce, jestem COO, Project Managerką i współwłaścicielką Honki Digital Agency, agencji digital marketingowej o ponad 20 – letniej tradycji.
Porozmawiajmy, napisz do mnie na Llinkedin lub zadzwoń do Honki zawsze chętnie pomogę, tak jak pomogliśmy już ponad 500 klientom B2B i B2C w Polsce i UE.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Co to jest brief marketingowy?
Zbiór najważniejszych informacji marketingowych o projekcie lub produkcie. Opisuje otoczenie marketingowe, cele, konkurencję i wiele innych kluczowych z puntu widzenia biznesu kwestii.
Jak zrobić brief?
Poprosić nas o przesłanie dokumentu na adres e-mail i potem go wypełnić. Pomożemy Ci odnaleźć się w projekcie i profesjonalnie wszystko opisać.
Co to jest brief strategii marketingowej?
To dokument stanowiący podstawę dla przygotowania strategii marketingowej. Aby strategia powstała i miała ważne z punktu widzenia biznesu znaczenie, a nie była dokumentem dla Zarządu i do szuflady, należy się do niej rzetelnie przygotować. Temu służy Brief strategii marketingowej.
Do czego potrzebny jest brief?
To dokument porządkujący i rozpoczynający projekt. To taki wspólny mianownik lub inaczej punkt odniesienia dla Twoich prac i współpracy z agencją. Opisuje szczegóły dotyczące rynku, konkurencji, celu itp.
Jaki jest cel briefu?
Przede wszystkim brief to dobry start w lepszy projekt. Celem jest uporządkowanie danych i informacji, aby projekt przebiegał sprawnie i się opłacał.
Żródła:
- https://www.distributed.com
- https://www.gartner.com/en
- https://sar.org.pl/wzorcowe-dokumenty/
- badania własne HONKI
Autorka: Marta Czapkova na linkedin
